"German House Liaison"

Da ich in letzter Zeit von mehreren Leuten gefragt wurde, was ich hier eigentlich so für Aufgaben bei der SFU habe, werd ich heute mal nen Blog-Eintrag darüber posten.

Wie ich ja schon mal in einem meiner ersten Postings geschrieben habe, arbeite ich im "Meeting, Event and Conference Service Team" der Simon Fraser University. Diese Abteilung ist generell verantwortlich für die Vermietung von Räumlichkeiten der Universität beispielsweise an externe Unternehmen für Meetings, Vorträge oder andere Veranstaltungen.

Und da die DSM so ziemlich das ganze Erdgeschoss des SFU Harbour Campus für das Deutsche Haus gemietet hat, ist natürlich genau diese Abteilung auch der direkte Ansprechpartner für die DSM in allen Belangen des Deutschen Hauses.

Meine Funktion könnte man am besten als "mediator between SFU and DSM", also sozusagen als Schnittstelle zwischen beiden Parteien beschreiben. Von meinen Kollegen hier vor Ort werde ich auch als "German House Liaison" bezeichnet, was soviel wie "Kontaktperson für das Deutsche Haus" bedeutet.

Praktisch heißt das, dass ich zum einen die SFU bei jeglichen Anfragen im Zusammenhang mit dem Deutschen Haus unterstütze (wobei ich z.B. oftmals nach Erfahrungswerten vom Deutschen Haus in Peking gefragt werde) und zum anderen der DSM vor allem für organisatorische Belange zur Verfügung stehe, die am besten hier vor Ort geregelt werden können. Somit bin ich quasi für beide Seiten in das operative Eventmanagement des Deutschen Hauses eingebunden, angefangen von Absprachen mit der Catering-Agentur über logistische Planungen bzgl. der Anlieferung der Container bis hin zu wirklich sehr praktischen Aufgaben wie beispielsweise der Klärung, ob die SFU genug Garderobenständer zur Verfügung stellen kann. Es muss ja an alles gedacht werden ;-)

Ein weiteres großes Thema ist auch die "liquor licence", die man hier in British Columbia braucht, um Alkohol ausschenken zu dürfen. Da arbeite ich mit einem Kollegen momentan daran, alle relevanten Informationen für die Beantragung der Lizenz zusammen zu stellen. Und das ist gar nicht so einfach, da das zuständige Ministerium ständig die Anforderungen ändert.

Wenn Sponsoren, Partnerunternehmen oder Medienvertreter aus Deutschland vorbeikommen, stehe ich als Ansprechpartner zur Verfügung, führe sie durch die Räumlichkeiten, die im Februar zum Deutschen Haus werden sollen und helfe ihnen bei Fragen oder Problemen aus. Vor einer Woche waren z.B. ein paar Leute hier, die den VIP-Shuttle-Service im Deutschen Haus organisieren werden und da hab ich ihnen dann die SFU Tiefgerage gezeigt und wir haben die Möglichkeiten besprochen, wo sie die VIPs am besten ein- und aussteigen lassen können, da durch die "Olympic Lane" (bestimmte Straßen bzw. Spuren dürfen während der Spiele nur von akkreditieren Fahrzeugen befahren werden und es gilt zumeist absolutes Halteverbot) wahrscheinlich nicht die Möglichkeit besteht, direkt vor der SFU zu halten.

Daneben fallen auch viele Kleinigkeiten an. So musste in den letzten Tagen unser Messebauer (hat hier auch ein kanadisches office) mehrere Male vorbeikommen, um noch ein paar Räume zu vermessen und ich hab die Terminabsprache koordiniert und mit der SFU Security abgeklärt, dass sie der Firma die Räume aufschließen (da sie an Sonn- und Feiertagen vorbeigekommen sind, da sonst ja Vorlesungen in den Räumen stattfinden). Zudem kommen auch seitens der DSM viele kleine Anfragen, z.B. bzgl. der Möglichkeit, bestimmte Dinge hier zu kaufen bzw. produzieren zu lassen, um sie nicht von Deutschland einführen zu müssen, der Klärung, ob an bestimmten Stellen an den Außenwänden des Gebäudes Banner und Graphiken angebracht werden dürfen oder aber der Suche nach Informationen zu den veränderten Angeboten des ÖPNV in Vancouver und Whistler während der Spiele.

Zwischendurch betätige ich mich noch als Immobilienmaklerin :-) Ein paar Volunteers des Deutschen Hauses haben mich gefragt, ob ich mal nach halbwegs bezahlbaren Unterkünften schauen kann. Als meine Kollegen das gehört haben, haben sie mich direkt an Bekannte/Verwandte weitergeleitet, die Zimmer zur Verfügung stellen könnten (die Leute sind hier echt super hilfsbereit!). So konnte ich da schon ein paar Volunteers mit Unterkünften beglücken ;-)

Weiterhin hab ich nen German House Event Calender erstellt, in den wir alle wichtigen Termine im Hinblick auf das Deutsche Haus eintragen können. In den letzten Tagen hab ich zudem ne Liste mit Informationen zu den anderen Nationenhäusern und weiteren Event- und Celebration-Sites zusammengestellt. Vor allem über diverse Nationenhäuser (wie z.B. USA House) ist es momentan noch super schwierig, Infos zu bekommen, da sie ihre Location noch nicht kommuniziert haben. Aber hab schon einiges rausgefunden und ich muss sagen, Downtown Vancouver wird während der Spiele echt ne reinste Partylocation! Und ich bin mitten drin im Geschehen! Dafür bezahlt man dann auch mal 780 Dollar für sein WG-Zimmer ;-)

Dachte eigentlich, dass ich noch gar nicht so mega viel zu tun hatte bei der Arbeit, aber wenn ich mir so durchlese, was ich alles schon gemacht hab, ist das ja doch gar nicht so wenig. Macht auf jeden Fall Spaß und ich denke, je mehr wir uns den Spielen nähern, desto stressiger, aufregender und spannender wird es!